高效应付账款管理带您走向成功之路

对许多公司而言,优化应付账款(AP) 流程是- -件困难且令人沮丧的事情。虽然公司已花费了大量精力对其进行流程再造,也使用了如ERP、OCR、 EDI等文件管理和电子发票技术,但结果都差强人意,实属治标不治本。因此很多企业会把应付账款业务进行外包,通过劳动力套利方式来降低成本。


实现高效、无差错应付账款流程所面临的挑战

非标准发票

绝大多数商业发票(至少在美国如此)都是以纸质文件、传真或PDF格式电子邮件附件来传递的,而且各个供应商的商业发票格式都大不相同,这对人工处理造成了很大困难。采购是否来自已核准的供应商?采购订单(PO)是否和ERP系统相匹配?这都是应付账款管理团队需要考虑的问题。

非结构化数据

在应付账款处理流程中,需手工将各种规格的发票进行转录,以符合公司的标准格式。这种重复性工作既慢又容易出错。而许多起初看起来简单明了的应付账款活动,执行起来确实复杂且低效。对这一流程的优化,将能够直接转化为财务和企业优势。

材料核查及审批

处理应付账款时,还需对资料进行审核。比如: "PO是否有对应的提货单?”"发 票金额是否与PO一致?"。此.外,在审批的过程中还要检查"授权支付所需的文件是否已经备妥?”


机器人自动化、结构化数据、数字化

实现应付账款自动化,需要排除一个财务障碍, 并采取三个技术步骤。财务障碍是投资回报率(ROI) 。应付账款工作只是一个很小的领域,在此进行大规模的软件投资需要充足的理由。 技术步骤包括:

第一步:自动化

软件机器人必须替代应付账款管理人员的人工操作

第二步:结构化数据

必须对流程中出现的非结构化数据进行结构化处理

第三步:数字化

必须在员工、供应商和主要提供报告、分析及决策支持的第三方之间建立一个高度自动化的结构化数据流

采取上述三个步骤之后,应付账款工作(相当于"收据到ERP”业务流程外包合同中通常包含的内容)就实现了自动化,其自动化活动的结果和数据会与公司ERP系统进行无缝集成。此外,新功能,比如通过移动设备进行付款审核和授权,也都将成为可能。这三个步骤还帮助那些在"采购到付款(P2P) “流程中大量使用人工作业的企业进行更深层次的自动化,进而帮助他们降低成本、提高绩效,在轻松实现合规管理的同时还能实时了解应付账款的状态。


RPA应付账款自动化解决方案

自动捕获数据并进行录入

绝大多数商业发票(至少在美国如此)都是以纸质文件、传真或PDF格式电子邮件附件来传递的,而且各个供应商的商业发票格式都大不相同,这对人工处理造成了很大困难。采购是否来自已核准的供应商?采购订单(PO)是否和ERP系统相匹配?这都是应付账款管理团队需要考虑的问题。

高度自定义工作流自动化规则

在应付账款处理流程中,需手工将各种规格的发票进行转录,以符合公司的标准格式。这种重复性工作既慢又容易出错。而许多起初看起来简单明了的应付账款活动,执行起来确实复杂且低效。对这一流程的优化,将能够直接转化为财务和企业优势。

审批及异常处理

应付账款流程方案简化了审批活动,许多审批流程都可在基于规则的前提下自动完成,有效减少人工参与。受路径,匹配和流转行为影响,当数据不符合自动化工作流标准时,就会触发异常机制。RPA通过遵循事先设定的重新分发规则,尽可能减少异常情况的发生。这些规则旨在发现异常并将其升级分发给具有适当技能的员工。此外,该解决方案还使用实时监测来标记异常点,用于规则核查和欺诈监测。

合规与治理

RPA在应付账款自动化解决方案中内嵌了合规和治理控制机制,如角色授权和职责划分等。此外,记录全部自动化活动的归档日志文件,还将显著降低审计成本、提高审计效率。

灵活性与适应性

RPA应付账款解决方案具有超高灵活性和适应性。在不影响性能和准确性的前提下,可轻松满足由业务增长、收购、重组带来的业务量变化。实时性能监测和记录归档,有助于推动对新的分析与预测能力的需求。

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